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Les formalités administratives durant un déménagement d’entreprise

Sans doute, la procédure de déménagement d’une entreprise peut être une période sensible pour tout dirigeant. Lorsqu’une entreprise choisit de changer ses locaux, elle doit accomplir plusieurs formalités administratives. Il convient alors de résilier les anciens contrats, d’ouvrir des nouveaux, de prévenir les partenaires et autres démarches nécessaires.

Pour un déménagement d’entreprise réussi, ces formalités doivent être effectuées correctement et à l’avance pour anticiper tout type de désagrément. Quelles sont alors les formalités administratives qu’une entreprise doit effectuer durant son déménagement ?

La résiliation ou le transfert de certains contrats

Lors d’un déménagement d’entreprise, il est important que l’entreprise en question identifie les contrats qui concernent l’ancien local et de prendre des décisions quant à leur poursuite. En effet, elle peut choisir de résilier certains d’entre eux afin de pouvoir souscrire de nouveaux contrats. Dans certains cas, il est plus intéressant de tout simplement transférer les contrats en cours pour éviter d’avoir à les souscrire de nouveau.

Cette étape concerne notamment les contrats d’assurance, les contrats d’énergie, voire d’électricité et de gaz, ceux d’eau et autres. Quant aux lignes téléphoniques, il convient de demander auprès de  l’opérateur de l’entreprise un transfert sans que l’entreprise nécessite de résilier ses abonnements.

Finalement, il est essentiel de mettre en place une demande de redirection de courrier auprès de la poste pour que l’entreprise puisse recevoir son courrier dans son nouveau local.

Prévenir les entités concernées

Il est également important de prévenir les tiers, notamment les partenaires de l’entreprise, de son déménagement. D’ailleurs, l’avis de transfert du siège de l’entreprise doit être public pour que toute personne puisse prendre connaissance de l’opération de changement d’adresse.

Cependant, ce n’est pas toujours suffisant. L’entreprise doit signaler personnellement ses partenaires de son déménagement. Ainsi, elle doit s’adresser à son banquier ainsi qu’à ses clients et ses fournisseurs pour indiquer le changement d’adresse.

Par ailleurs, l’entreprise est tenue de signaler son changement à l’administration fiscale.

Finalement, pour que le déménagement s’effectue dans les meilleures conditions, il est important d’informer les différents collaborateurs voire même de les impliquer dans le transfert des locaux de l’entreprise. Il est recommandé de désigner un chef de projet et de plusieurs responsables dans chaque équipe pour une meilleure coordination. Cette pratique permet de répondre, d’une manière plus efficace, aux différentes questions et aux différents doutes des collaborateurs.

La mise à jour des documents administratifs et commerciaux

Quant aux différents documents administratifs et commerciaux de l’entreprise, cette dernière doit les mettre à jours. Pour cela, il suffit de remplacer l’ancienne adresse par la nouvelle.

Cette étape ne concerne pas uniquement les mentions légales qui se trouvent sur son site internet, mais également ses différents documents commerciaux, voire ses cartes de visites, ses brochures publicitaires et autres.

Finalement, il est important de mettre à jour les mentions figurant dans les documents administratifs de l’entreprise, notamment ses devis et ses factures. Dans le cas où l’entreprise possède une flotte de véhicules, les cartes grises de ces derniers doivent également être mises à jour.

Le déménagement du siège social de l’entreprise

Certes, le déménagement d’une entreprise unipersonnelle ne s’accomplit par de la même manière que celui d’un changement de siège social.

Dans le cas où le déménagement concerne le siège social de l’entreprise, cette dernière doit effectuer certaines autres tâches. De ce fait, il faut qu’elle dépose un formulaire accompagné d’un exemplaire des statuts modifiés auprès du greffe. Souvent, un justificatif de domiciliation sera demandé, par exemple une facture de téléphone ou d’électricité.

Author: Damien